ФНС вшила в поручение двустороннюю подпись, а в экспедиторскую расписку – паспорт склада

Поручение экспедитору перестало быть односторонним документом: клиент формирует файл, экспедитор подтверждает его своим реестровым номером

ФНС разработала форматы электронных экспедиторских документов – поручения, экспедиторской и складской расписок (ист.). С 1 сентября 2026 года формирование этих документов в виде электронных файлов и их передача в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) станут для участников рынка обязательными.

Проект приказа ФНС меняет юридическую природу поручения экспедитору. Из одностороннего документа клиента оно превращается в двусторонний структурированный пакет, состоящий из двух обязательных XML-файлов.

Первый шаг делает клиент. Он формирует файл, в котором указывает не только сведения о грузе, грузоотправителе, грузополучателе, маршруте и виде транспорта, но и детальные условия договора транспортной экспедиции. Отдельным блоком прописываются реквизиты самого договора, а также, при наличии, реквизиты заказа. Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью клиента. Если клиент – физическое лицо или представитель по доверенности, допускается усиленная неквалифицированная подпись.

Второй обязательный файл формирует экспедитор. Этим документом он подтверждает согласование условий. Ключевое требование: в ответном документе экспедитор обязан указать свой регистрационный номер из реестра уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности. Номер строго формализован – он имеет структуру «Эxxxxxx/xxxxxxxxx». Без этого реестрового номера файл обмена считается неполным. Дата и номер записи в реестре также становятся обязательными реквизитами документа.

ФНС также предусмотрела механизм отзыва. Если клиент решает аннулировать заявку, он направляет отдельный файл. В этом документе нужно указать не только причину отказа, но и согласие возместить экспедитору фактические расходы. ФНС закрепила в формате отдельное поле для суммы такого возмещения.

Факт приема груза

Экспедиторская расписка становится документом строгой фиксации. При приеме груза экспедитор обязан внести в файл фактические дату и время получения груза во владение. В формате предусмотрены обязательные поля для описания состояния тары, упаковки, маркировки и пломб на момент приемки. Это позволяет зафиксировать возможные расхождения или повреждения непосредственно в электронном документе, исключая разночтения на бумаге.

Если груз принимает не сам экспедитор, а уполномоченное им лицо, документ должен содержать ссылку на основание полномочий (доверенность), а сведения о представителе становятся обязательным реквизитом.

Файл обмена включает блок «Условия приема груза экспедитором», где необходимо зафиксировать несколько категорий данных, ранее остававшихся на усмотрение сторон. Во-первых, обязательно нужно внести фактическую дату и время получения груза экспедитором. Это исключает возможность «задним числом» оформить приемку, а также синхронизирует момент перехода ответственности с данными ГИС ЭПД.

Во-вторых, формат вводит четыре обязательных текстовых поля для описания состояния груза на момент приемки:

· фактическое состояние тары;

· фактическое состояние упаковки;

· фактическое состояние маркировки;

· фактическое состояние опломбирования.

Таким образом, если клиент передал груз в поврежденной упаковке или с нарушенными пломбами, экспедитор обязан внести эти сведения непосредственно в XML-файл расписки. Отсутствие этих полей или их игнорирование недопустимо – они являются обязательными элементами логической модели документа.

Отдельно урегулирован сценарий, при котором груз физически принимает не сам экспедитор (юридическое лицо или ИП), а его уполномоченный представитель. В этом случае в файл включается блок «Сведения о лице, осуществляющем прием груза во владение от имени экспедитора».

В данном блоке необходимо указать полные идентификационные сведения представителя. В зависимости от его статуса это может быть:

· ИНН и ОГРНИП для индивидуального предпринимателя;

· ИНН, КПП и ОГРН для организации;

· ИНН и ФИО для физического лица, не являющегося ИП;

· данные иностранной организации или гражданина (код страны, наименование, идентификатор).

Кроме того, обязательным становится указание основания полномочий. Формат требует сослаться на документ, подтверждающий право представителя действовать от имени экспедитора. Это может быть машиночитаемая доверенность (с указанием единого регистрационного номера и GUID) либо доверенность на бумажном носителе (с указанием даты выдачи, номера и идентифицирующих сведений о доверителе). Без заполнения этих реквизитов файл обмена считается некорректным и не будет принят ГИС ЭПД.

Складская расписка

Формат электронной складской расписки вводит унифицированную структуру данных, которая превращает этот документ из простого подтверждения факта приемки груза в полноценный регистр складского учета, интегрированный с ГИС ЭПД.

В отличие от экспедиторской расписки, фиксирующей перевозочный этап, складская расписка удостоверяет передачу груза на ответственное хранение. Формат обязывает экспедитора указывать срок хранения в сутках. Это поле является обязательным и определяет временные границы обязательств хранителя.

Помимо стандартного блока с весом нетто, брутто и объемом груза, документ содержит детализированное описание каждой партии. Для партий введен обязательный порядковый номер и опциональный глобальный уникальный идентификатор партии в формате GUID (LR. аббревиатура от Globally Unique Identifier – 128-битный идентификатор, предназначенный для уникальной идентификации информации в компьютерных системах без централизованной координации), что позволяет обеспечить прослеживаемость товара на складе в разрезе каждой поступившей единицы.

Формат предъявляет жесткие требования к описанию локации. Адрес склада является обязательным реквизитом документа. При этом структура адреса унифицирована: участник обязан выбрать один из трех вариантов описания – либо реквизиты адреса по классической форме (индекс, регион, район, город, улица, дом), либо уникальный номер объекта адресации из государственного адресного реестра в виде 36-значного GUID, либо текстовое описание адреса за пределами РФ с указанием кода страны по Общероссийскому классификатору стран мира.

Ключевое нововведение касается ситуаций, когда экспедитор принимает груз на склад, который ему не принадлежит. Формат обязывает раскрыть цепочку владения инфраструктурой. В этом блоке указываются полные идентификационные реквизиты фактического владельца склада. В зависимости от статуса контрагента это может быть:

· ИНН, КПП, ОГРН и полное наименование для российской организации;

· ИНН и ОГРНИП для индивидуального предпринимателя;

· данные иностранной организации с указанием кода страны и идентификатора.

Детализация грузов и интеграция с госсистемами

Разработчики форматов учли требования отраслевых и таможенных классификаторов. В зависимости от вида транспорта груз необходимо идентифицировать по кодам ГНГ (для железной дороги), ЕТСНГ или ТН ВЭД. Для опасных грузов предусмотрен отдельный блок с 16 полями, включая код ограничения проезда через туннели, категорию упаковки и транспортный индекс.

Критически важным нововведением стала интеграция с системами прослеживаемости. В форматах поручения и обеих расписок есть специальные разделы для товаров, подлежащих учету в ЕГАИС, «Меркурии», ЛесЕГАИС, ФГИС «Зерно» и ГИС МТ. Экспедитор обязан указать идентификационный номер учетной единицы из соответствующей государственной системы. Без этого перевозка или приемка на склад маркированной продукции будут невозможны.

Процедура исправлений и доверенности

ФНС России разработала механизм внесения исправлений в электронные экспедиторские документы, который применяется в случае получения от государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) ответа об ошибке. Данный механизм реализован единообразно для всех трех видов документов.

Суть механизма заключается в том, что участник электронного документооборота, получивший отказ в регистрации документа, формирует новый файл обмена, содержащий исправленные сведения. При этом такой файл не является самостоятельным новым документом, а представляет собой исправленную версию ранее направленного, но не принятого ГИС ЭПД документа. Для идентификации такой связи в структуру каждого из трех форматов включен специальный блок «Исправление файла обмена». В таком файле нужно указать номер исправления, дату и ссылку на предыдущую версию документа.

Важно отметить, что исправление не следует смешивать с отзывом поручения экспедитору. Отзыв оформляется отдельным документом с самостоятельным кодом формы и применяется в случаях, когда клиент принимает решение прекратить действие поручения. Исправление же применяется исключительно для устранения ошибок, выявленных по итогам форматно-логического контроля со стороны ГИС ЭПД, и не изменяет существа правоотношений, а лишь уточняет ранее заявленные сведения.

Что касается подтверждения полномочий, формат поддерживает все актуальные сценарии: от подписи руководителя (УКЭП) до работы по машиночитаемой доверенности. В последнем случае документ должен содержать единый регистрационный номер доверенности в формате GUID и идентификатор информационной системы, где она хранится.

Напомним, с 1 марта 2026 года вступает в силу закон, обязывающий экспедиторов, включенных в государственный реестр, проводить выборочный досмотр грузов. LR

Источник